Teklif Neden CRM’de Hazırlanmalı?
Günümüzün rekabetçi iş dünyasında satış ekipleri için en değerli kaynak zamandır. Ancak pek çok işletmede teklif hazırlama ve sipariş süreçleri hâlâ manuel yöntemlerle, dağınık verilerle ve yavaş işleyen onay mekanizmalarıyla yürütülüyor. Porkod CRM ve Mikro ERP (Mikro Jump & Mikro Fly) entegrasyonu, tam da bu noktada devreye girerek satış süreçlerini hatasız, hızlı ve tam entegre bir yapıya kavuşturuyor.
Bu yazımızda, geleneksel yöntemlerin yarattığı sorunlardan kurtulup, tekliften siparişe, siparişten sevkiyata uzanan zinciri nasıl kesintisiz hale getirebileceğinizi ve Porkod CRM’in bu süreci nasıl yönettiğini detaylıca inceleyeceğiz.
Geleneksel Teklif Süreçlerindeki Gizli Tehlikeler
Birçok firmada satış temsilcileri, teklif hazırlarken kurumsal hafızadan ve güncel veriden yoksun araçlar kullanmaktadır. Süreçler genellikle şu araçlarla yürütülür:
Word / Excel dosyaları,
WhatsApp ekran görüntüleri,
Standart E-mail yazışmaları,
Manuel ERP girişleri.
Bu yöntemler ilk bakışta “pratik” gibi görünse de işletmeye maliyeti büyüktür. Hata, gecikme, bilgi kaybı ve veri dağınıklığı, bu manuel süreçlerin kaçınılmaz sonucudur. Yanlış fiyat verilmesi, stoğu tükenmiş bir ürünün satılması veya revizyonların takibinin yapılamaması müşteri memnuniyetini doğrudan etkiler. Porkod CRM, bu süreci uçtan uca dijital hale getirerek teklifleri hem web hem de mobil üzerinden oluşturup Mikro ERP’ye otomatik aktarır. Böylece “Teklif → Sipariş → Sevkiyat” zinciri kesintisiz hale gelir.
1. Teklif Neden Excel Yerine CRM’de Hazırlanmalı?
Excel, veri analizi için harika bir araç olsa da canlı bir satış operasyonunu yönetmek için yetersizdir. CRM (Müşteri İlişkileri Yönetimi) sistemleri, yaşayan ve sürekli güncellenen bir yapı sunar.
Excel ve CRM Arasındaki Kritik Farklar
Excel tekliflerinde olmayan, ancak Porkod CRM ile standart hale gelen 3 kritik özellik şunlardır:
Stok Doğruluğu: Excel’de stok durumu manuel kontrol edilir (veya edilmez), bu da hata riskini artırır. Porkod CRM’de ise stok bilgisi ERP bağlantılıdır ve anlık olarak görüntülenir.
Fiyat Doğruluğu: Excel’de fiyatlar manuel girilir ve hata riski yüksektir. CRM sisteminde fiyatlar doğrudan Mikro ERP’den gelir.
Süreç Takibi: Excel dosyaları kişisel bilgisayarlarda kaybolabilir. CRM’de ise revizyon geçmişi tutulur ve kurumsal hafıza korunur.
CRM’de oluşturulan bir teklif; müşteri bilgileriyle otomatik ilişkilendirilir, formata sadık kalarak kurumsal bir görünüm sunar, mobil ve webden erişilebilir ve en önemlisi satış yöneticisi tarafından dijital olarak onaylanabilir.
2. Adım Adım: Porkod CRM’de Teklif Nasıl Oluşturulur?
Porkod CRM, karmaşık ERP ekranlarına girmeden, kullanıcı dostu arayüzü ile saniyeler içinde teklif oluşturmanıza olanak tanır. İşte adım adım o süreç:
Adım 1: Müşteri Seçimi Süreç, CRM içerisindeki müşteri kartının açılması ve “Teklif Oluştur” butonuna basılmasıyla başlar. Müşterinin cari bilgileri sisteme otomatik olarak gelir.
Adım 2: Ürünlerin Eklenmesi Satış temsilcisi ürünleri; arama yaparak, barkod okutarak, favori ürünlerden seçerek veya kategoriler üzerinden filtreleyerek ekleyebilir. Ürün seçildiği anda Mikro ERP’den fiyat ve stok bilgisi otomatik olarak gelir. Bu sayede temsilci, o an depoda olmayan bir ürünü satma hatasına düşmez.
Adım 3: İskonto ve Ödeme Şartlarının Belirlenmesi Müşteriye özel VIP fiyatlar, aşamalı iskontolar veya kampanyalı fiyatlar bu aşamada belirlenir. Peşin veya vadeli ödeme seçenekleri işaretlenerek finansal şartlar netleştirilir.
Adım 4: PDF Olarak Kaydetme ve Gönderim Hazırlanan teklif tek tuşla kurumsal bir PDF formatına dönüştürülür. WhatsApp veya Mail yoluyla müşteriye iletilebilir ya da cihazınıza indirilebilir. Tüm bu süreçler hem web hem de mobil uygulama üzerinden sorunsuz bir şekilde yürütülür.
3. Mikro ERP ile Entegre Teklif Aktarım Yapısı
Teklifin hazırlanması işin sadece başlangıcıdır. Asıl verimlilik, bu teklifin operasyona dönüşmesiyle başlar. Porkod CRM ve Mikro ERP arasındaki API entegrasyonu sayesinde veri tekrar girişi yapılmaz.
Teklif “Onaylandı” statüsüne geldiğinde şu süreç işler:
Porkod CRM, veriyi API üzerinden Mikro ERP’ye gönderir.
ERP tarafında firmanın iş kuralına bağlı olarak Teklif Fişi veya Sipariş Fişi oluşur.
Bu entegrasyon sayesinde:
CRM’deki Teklif, ERP’de Teklif Modülüne,
Teklifin Siparişe Dönüşümü, ERP’de Satış Siparişine,
Tahsilat, ERP’de Cari Harekete,
Sevkiyat, ERP’de İrsaliye ve Faturaya dönüşür.
Bu yapı, “muhasebeye haber verelim, siparişi sisteme girsinler” gibi zaman kaybettiren ara adımları ortadan kaldırır. Hata riski sıfırlanır, süreç hızlanır ve muhasebe departmanının iş yükü azalır.
4. Tekliften Siparişe Dönüşüm: Tek Tuşla Operasyon
Satışın kapandığı o mutlu an geldiğinde, operasyonel kaosun başlamaması gerekir. CRM’de teklif kazanıldığında yapılması gereken tek şey “Siparişe Dönüştür” butonuna basmaktır.
Sistem arka planda şunları otomatik olarak yapar:
Sipariş ERP sistemine düşer.
İlgili ürünler için stok rezervasyonu yapılır.
Sevkiyat planı oluşturulur.
Depoya görev ataması yapılır.
Böylece teklif sadece bir belge olmaktan çıkar, operasyonel bir sürece dönüşür. Satış temsilcisi satışı yaptığı anda, depo sorumlusu sevkiyat planını görmeye başlar.
5. Saha Satışın Gücü: Mobil Uygulamada Teklif Oluşturma
Saha satış ekipleri (plasiyerler) için ofise bağımlı kalmak büyük bir zaman kaybıdır. Porkod CRM mobil uygulaması, teklif süreçlerini sahaya taşır.
Plasiyer, müşterinin yanındayken:
Mikro ERP’den canlı fiyatları görerek teklif oluşturur.
PDF’i anında müşterinin ekranında gösterebilir veya iletebilir.
Onay aldığı anda siparişe dönüştürüp ERP’ye düşmesini sağlar.
Sipariş ERP’ye düştüğü anda merkez depoda sevkiyat süreci başlar.
Bu hız, müşteriye güven verirken rakip firmaların önüne geçilmesini sağlar. Saha satışı artık ofisten onay bekleyen hantal bir yapıdan, anlık aksiyon alan dinamik bir yapıya evrilir.
6. Kurumsal Hafıza: Revizyon Takibi ve Versiyonlama
Müşteri ile yapılan pazarlıklar sonucu teklifler defalarca değişebilir. Excel veya mail trafiğinde “son revize”, “son son revize” gibi dosya karmaşaları yaşanır. Porkod CRM’de ise her revizyon sistemde saklanır.
Örneğin:
V1 (21.10.2025): Plasiyer tarafından verilen ilk teklif.
V2 (22.10.2025): Müdür tarafından eklenen iskonto.
V3 (23.10.2025): Sistem tarafından siparişe dönüştürülen nihai hal.
Hangi değişikliğin, kim tarafından ve ne zaman yapıldığı kayıt altındadır. Bu özellik, personel değişikliklerinde bile kurum hafızasının korunmasını ve geçmişe dönük anlaşmazlıkların çözülmesini sağlar.
7. Yönetim İçin Stratejik Güç: Teklif Analizi
CRM sadece teklif oluşturmaz, aynı zamanda veri üretir. Yönetim kadrosu için bu veriler, stratejik kararların temelini oluşturur.
Yöneticiler şu raporlara anlık ulaşabilir:
Kazanılan ve kaybedilen tekliflerin analizi.
Teklif → Sipariş dönüşüm oranları.
Bölge bazlı veya kullanıcı bazlı satış performansı.
Neyin satıldığını, hangi bölgede başarısız olunduğunu veya hangi personelin teklifleri daha yüksek oranda siparişe çevirdiğini görmek, işletme körlüğünü ortadan kaldırır.
SONUÇ: Hız, Doğruluk ve Kârlılık İçin Tam Entegrasyon
Porkod CRM ve Mikro ERP entegrasyonu, bir yazılım yatırımından çok daha fazlasıdır; işletmenizin satış kültürünü değiştiren bir dönüşümdür.
Bu entegrasyon sayesinde:
Teklifler çok daha hızlı hazırlanır.
Müşteri ve fiyat bilgisi her zaman %100 doğru gelir.
Teklif, sipariş ve sevkiyat zinciri kesintisiz işler.
Satış ve muhasebe departmanları aynı dili konuşur, aynı veriyi kullanır.
Manuel girişlerden kaynaklı hatalar tarihe karışır.
Sonuç olarak bu yapı işletmelere hız, doğruluk, kontrol ve kârlılık sağlar. Satış süreçlerinizi dijitalleştirerek rekabette bir adım öne geçmek istiyorsanız, manuel süreçleri bir kenara bırakıp entegre sistemlerin gücünden faydalanmanın tam zamanı.
