Neden "detaylı masraf kartı" şart?
Doğru analiz: “Genel giderler” torbası yerine detaylı Mikro masraf kartı yapısı; elektrik, su, kira, saha gideri, lojistik, reklam vb. kalemleri ayrı izletir.
Masraf merkezi kırılımı: Satış, Üretim, Depo, Satınalma, Saha gibi masraf merkezleri ile giderleri sahibinebağlarsın.
Dağıtım anahtarı esnekliği: Metrekare, personel sayısı, ciro, tüketim, işlem adedi gibi dağıtım anahtarları ile ortak giderleri adil paylaştırırsın.
Bütçe disiplini: Mikro Yazılım masraf kartları ile aylık/yıllık masraf bütçesi yapar, sapmayı anlık yakalarsın (mobilde de izlenebilir).
Karar hızlanır: Fazla yapılan harcama/hatalı tahsis derhal görünür; nakit akışı bozulmadan önlem alırsın.
Adım Adım Tasarım: Mikro Yazılım'da Masraf Kartı Standardı
1) Sözlük ve hiyerarşi (temel kurgu)
Kategori → Alt Kategori → Kalem düzeyinde sözlük oluştur (ör. “Enerji → Elektrik → Ofis Elektrik”).
Herkesin aynı adları kullanması için zorunlu seçim (liste) uygula; serbest yazımı kapat.
2) Kodlama standardı (okunur, filtrelenir yapı)
Örnek bir kod mantığı (Tekdüzen referanslı, işletmene göre uyarlanır):
760 Pazarlama Satış Dağıtım Giderleri
760.01 Dijital Reklam
760.02 Basılı/Kreatif
770 Genel Yönetim Giderleri
770.01 Elektrik
770.02 Su
770.03 Kira
770.04 Ofis Sarf
780 Finansman Giderleri
780.01 Banka Masraf/Komisyon
780.02 POS Komisyonu
Not: Kodlar Tekdüzen Hesap Planı (7’li hesaplar) mantığına uyumlu örneklenmiştir; kendi Mikro yapına göre alt kırılımları artırabilirsin.
3) Masraf merkezi bağlama (departman/proje)
Her masraf kartını Masraf Merkezi (Satış, Üretim, Depo, Satınalma, Saha, IT vb.) ile zorunlu eşleştir.
Proje bazlı çalışıyorsan Proje Kodu alanını da zorunlu yap (ör. PRJ-2025-001).
4) Dağıtım anahtarları (ortak gider paylaştırma)
| Gider | Önerilen Dağıtım Anahtarı |
|---|---|
| Elektrik | KWh / cihaz tüketimi veya m² |
| Kira | m² |
| Temizlik / Genel | Personel sayısı |
| IT Lisansları | Kullanıcı sayısı / aktif kullanıcı |
| Reklam | Ciro payı / kampanya kapsamı |
| Lojistik | Sevkiyat adedi / ağırlık / hacim |
5) Bütçeye bağla ve "sapma"yı görünür kıl
Her masraf kartının bütçe satırı olsun (ay/çeyrek/yıl).
Raporlarda Bütçe – Gerçekleşen – Sapma üçlüsünü standart hale getir.
Mobil izleme (Porkod Mobil/Patron Ekranı gibi) ile anlık izleme sağla.
6) Yetki ve denetim
Masraf kartı sözlüğünü kim günceller? Rol ve onay tanımla.
Yeni kart açılışı için akış (BPM) kur: Talep → Onay → Sözlüğe ekleme → Bütçe bağlantısı.
Örnek Masraf Kartı Kataloğu (Mikro Yazılım için)
Enerji
770.01.001 Elektrik – Ofis
770.01.002 Elektrik – Üretim Sahası
770.01.003 Doğalgaz – Ofis
İletişim & Bulut
770.05.001 İnternet – Ofis
770.05.002 GSM Hattı – Saha
770.05.003 Bulut Sunucu – ERP/Veritabanı
770.05.004 Yedekleme – 3 Lokasyon
Pazarlama & Reklam (760)
760.01.001 Dijital Reklam – Meta/Google
760.01.002 Dijital Reklam – LinkedIn B2B
760.02.001 Kreatif/Video Prodüksiyon
Lojistik
770.10.001 Kargo – Çıkış
770.10.002 Kargo – İade
Finansman (780)
780.01.001 Banka Komisyonu
780.02.001 POS Komisyonu
İK & Eğitim
770.20.001 Personel Eğitim – Teknik
770.20.002 Personel Eğitim – Satış
Sık Yapılan Hatalar (ve Mikro odaklı çözümler)
“Genel giderler” torbası: Analiz yapılamaz → Kartları alt kalemlere böl, torbayı kapat.
Sözlüksüz serbest yazım: “Elektrik”, “elektrık”, “ELK.” kaosu → Zorunlu liste kullan.
Masraf merkezi bağlantısız kayıt: Sahibi bilinmeyen gider → Zorunlu masraf merkezi alanı.
Dağıtım anahtarsız ortak gider: Kira/elektrik adaletsiz → m² / kWh / personel anahtarları tanımla.
Bütçesiz takip: Sapma geç fark edilir → Bütçe–Gerçekleşen–Sapma raporunu standart yap.
